「メールの数はこれからも増える一方だろう。だいぶ負担になってきた。メールの時間を減らす工夫をしなければ」という人が非常に多い。ほんの数年前までは「メールのマナー」とか「メールソフトの使いこなし」で対処できていたのが、今はメール数のケタが違う。
松本幸夫氏は、さまざまな企業で研修をしているが、「プロジェクトが立ち上がったとたんに200通を超えた」、「24時間対応しなければ追いつかない」というのが現状なのだ。今までのやり方では仕事時間が圧迫されて当然である。松本氏自身がメールに追われているのだ。だが、メールの速さは仕事の速さとはまったく関係しないことを肝に銘じてほしい。日に何回もメールをチェックする習慣を、まず、やめにしよう。メールチェックの回数が多い人は、強迫観念にとらわれているものだ。
外国人も、「仕事時間中はおろか、オフタイムも、いや、ベッドの中でもメール、メールだ」と悲鳴をあげていた。メール時間の短縮は、世界的な話題なのだ。
また、研修で接する人の中には、一日に500通を軽く超える人もいる。そんな人たちは、さすがに独自のメール術を身につけており、松本氏は大いに参考とすることができた。
松本氏の研修テーマの一つは、時間術である。ことに朝の有効開発だ。朝イチに超短時間でまとめてメールを処理する。しかも「反応が速い」と印象づけ、重要メールにもしっかり対処というテーマの両立にずっと知恵を絞ってきた。
そして、松本氏は「メール時短」に成功した。
１ 速読術、
２ 「捨てる！」技術、
３ ランク分けテクニック、
という三本柱からなる時短術を、さっそく今日から実践していただきたい。そして、メール問題を解決するには、メールチェックを午前中の10分間だけに集中することである。それが、松本氏とメールの達人たちの共同結論だ。
メールの洪水から、仕事に集中する時間をたちまち取り戻すことができる。便利さは最大限に享受しつつ、である。
そして、それは1日24時間の活性化につながることに気づくであろう。朝イチをうまく使えば、すべての時間を2倍にも3倍にも活用できるのだ。
メールの数や内容は、個人差が非常に大きい。10分間で、文字通り完全に処理できる人もいれば、とにかく基本処理だけはすべてすますという人もいるだろう。
誰でも使える汎用技術だけをセレクトしてある。本書で大きく飛躍した後に、いい個別応用をしていただければ幸いだ。
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